Wat is online boekhouding?
Eenvoudig gezegd betekent cloud accounting online boekhouden. In plaats van via de harde schijf van uw computer krijgt u toegang tot de software via internet. Als u ooit internetbankieren of een e-maildienst als Gmail, Hotmail of Yahoo hebt gebruikt, hebt u de kracht van cloud computing al ervaren.
Dus in plaats van de boekhoudsoftware vanaf een schijf op uw computer te installeren, kunt u gewoon uw favoriete browser openen en uw financiële transacties beheren. De voordelen van online boekhouden zijn talrijk, maar laten we het eens bekijken vanuit het oogpunt van gegevensbeveiliging.
Wat kan gegevensverlies veroorzaken en hoe kan online boekhouding helpen?
Laten we eens kijken naar de meest voorkomende redenen voor gegevensverlies en hoe u dat kunt voorkomen met een goede cloud accounting software.
1) Computers zijn kwetsbaar voor virusaanvallen
Ik weet dat elke verstandige zakenman de beste anti-virus oplossing installeert, maar virusmakers worden elke dag slimmer. Uw computers zijn slechts één besmette USB verwijderd van een dodelijk virus. Als het geen USB is, dan is het wel het internet waar de meeste virussen vandaan komen. Deze virussen zijn moeilijk te verwijderen en soms is het wissen van de hele harde schijf de enige optie.
Omdat er bij online software niets geïnstalleerd hoeft te worden, zijn uw gegevens veilig in de cloud (virtuele servers), zelfs als uw computer door een virus is getroffen. U kunt gewoon een andere computer gebruiken om toegang te krijgen tot de toepassing.
2) Zwakke of geen toegangscontrole zijn ernstige bedreigingen
Weet u een andere gemakkelijke manier om uw financiële gegevens te verliezen? Stel geen toegangscontrole in op uw computer. Als u niet weet wat dit betekent, dan weet ik zeker dat u deze controles niet heeft op uw kantoor. Normaal gesproken hebben we maar één gemakkelijk te onthouden (en te raden) wachtwoord om onze computers te ontgrendelen, en dat wordt vaak gedeeld met andere ‘vertrouwde’ collega’s. Het is vaak ‘oké’ om USB-drives aan te sluiten om gegevens (en films en liedjes) over te zetten. Iedereen kan per ongeluk belangrijke bestanden verwijderen, zelfs zonder kwade bedoelingen. Het is vaak onmogelijk te traceren of iemand belangrijke bestanden van de computer kopieert.
Bij online boekhouden wordt niets lokaal opgeslagen en is het niet mogelijk gegevens te stelen of te kopiëren zonder geautoriseerde toegang tot de software.
3) Gratis internet kan soms duur uitpakken
Werknemers gebruiken het internet op kantoor terloops en denken vaak niet na over de beveiliging. Als kantoorcomputers niet worden beschermd door een firewall of internetbeveiligingssoftware, kunnen sommige kwaadaardige sites stilletjes malware op het systeem installeren die later uw systeem kan beschadigen en gegevensverlies kan veroorzaken.
Alle gereputeerde aanbieders van cloud accounting software gebruiken een veilige HTTPS-verbinding met sterke coderingsniveaus. Firewallsystemen beschermen de gegevens tegen online indringers.
4) Back-ups worden pas gemaakt na gegevensverlies
We kennen allemaal het belang van regelmatige back-ups van gegevens, maar zijn niet gedisciplineerd als het gaat om het daadwerkelijk beschermen van onze gegevens. Zelfs de back-ups moeten worden beschermd en zo worden georganiseerd dat ze indien nodig gemakkelijk kunnen worden hersteld. Veel ondernemers begrijpen dit, maar nemen nog steeds niet de nodige stappen om een back-up te maken van hun financiële gegevens.
Aanbieders van boekhoudsoftware in de cloud maken periodieke back-ups en hebben een systematisch proces om de back-ups terug te halen wanneer dat nodig is.
5) Onvoorziene incidenten
In een ongelukkig incident liet een goede vriend ooit zijn laptoptas in zijn auto liggen en stapte uit om voor een paar minuten iets te kopen. Toen hij terugkeerde naar zijn auto, was hij in een brutale shock. De ruit was gebroken en zijn laptoptas ontbrak. Onvoorziene incidenten zoals diefstal of brand kunnen elk moment gebeuren en u krijgt misschien geen kans om uw gegevens te beschermen.
Volgens een Wikipedia-artikel verliezen bedrijven elk jaar miljarden dollars alleen al door computervirussen. In dergelijke gevallen, zelfs als u uw laptop of computer verliest, zijn uw financiële gegevens veilig in de cloud.
